ONBOARDING-FUNKTIONEN:
PERSONALMAGEMENT-TOOLS IM VERGLEICH
In Zeiten von Personalmangel wird eine frühe Personalbindung immer wichtiger, wodurch das Onboarding zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Viele große Unternehmen nutzen dazu die Möglichkeiten Ihrer bestehenden HRIS-Systeme bzw. Personalmanagement-Systeme, die Onboarding-Funktionen enthalten. Wir haben uns daher die fünf beliebtesten Tools genauer angeschaut und deren Onboarding Funktionen verglichen.
WARUM DER ONBOARDING-PROZESS SO WICHTIG IST
Große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und unterschiedlichen Standorten stehen vor der Herausforderung, eine konsistente und effiziente Einarbeitung neuer Mitarbeiter sicherzustellen, unabhängig davon, wo diese sich befinden. Ohne einheitliche Onboarding-Prozesse kann es leicht zu Inkonsistenzen und Verzögerungen kommen, was sowohl die Produktivität als auch die Mitarbeiterzufriedenheit negativ beeinflusst.
Zudem sollte das Phänomen des sogenannten „Ghosting“ vermieden werden. Dabei erscheinen Mitarbeiter gar nicht erst zum ersten Arbeitstag oder springen noch während der Probezeit ab. Diese Situation ist für große Unternehmen besonders problematisch, da sie nicht nur zu erheblichen Planungslücken führt, sondern auch zusätzliche Kosten und Ressourcen für erneute Rekrutierungen verursacht.
Onboarding-Funktionen ermöglichen eine standardisierte Einführung neuer Mitarbeiter, indem sie zentrale Prozesse automatisieren und strukturieren. Dies umfasst nicht nur die Bereitstellung relevanter Informationen und Schulungen, sondern auch die Verwaltung notwendiger Dokumente und Compliance-Anforderungen.
Darüber hinaus helfen Onboarding-Funktionen dabei, die Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur zu verbessern und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen. In großen Unternehmen mit vielen Standorten kann dies eine besondere Herausforderung sein, da persönliche Interaktionen und direkte Unterstützung oft begrenzt sind. Digitale Onboarding-Erweiterungen bieten hier eine Lösung, indem sie Kommunikationsplattformen und soziale Netzwerke bereitstellen, die den Austausch zwischen neuen und bestehenden Mitarbeitern fördern und damit die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass neue Mitarbeiter sich frühzeitig mit dem Unternehmen identifiziere und langfristig verbleiben.
Vergleich und Parameter
In unserem Austausch mit Klinikgruppen, Universitäten, Beratungsunternehmen, Produktionsbetrieben und Facility-Management-Unternehmen wurden wiederholt die gleichen Personalmanagement-Tools genannt, die auch für den Onboarding-Prozess verwendet werden:
Workday HCM
Softgarden
SAP SuccessFactors
BambooHR
Personio
Um dies genauer zu untersuchen, haben wir die folgenden Tools hinsichtlich ihrer wichtigsten Onboarding-Funktionen analysiert.
1. Aufgabenmanagement: Diese Funktion ermöglicht es, individuelle Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte des Onboarding-Prozesses termingerecht abgeschlossen werden.
2. Onboarding-Checklisten: Mit Checklisten können Unternehmen standardisierte Prozesse etablieren und überwachen, ob alle erforderlichen Schritte, wie das Ausfüllen von Formularen oder die Teilnahme an Schulungen, durchgeführt wurden.
3. Bereitstellung relevanter Informationen und Schulungen: Zum klassischen Onboarding gehört die Bereitstellung von wichtigen Informationen, Unternehmensrichtlinien, Compliance- und Schulungsmaterialien dazu. Dies hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten und notwendige Kenntnisse zu erwerben.
4. Kommunikation: Effektive Kommunikationsfunktionen ermöglichen den Austausch zwischen neuen Mitarbeitern, ihren Kollegen und Vorgesetzten. Dies kann durch integrierte Messaging-Dienste, E-Mail-Benachrichtigungen und Foren unterstützt werden.
5. Soziales Netzwerk: Einige Tools bieten Funktionen für soziale Netzwerke, die den neuen Mitarbeitern helfen, sich mit ihren Kollegen zu vernetzen, Kontakte zu knüpfen und sich schneller in die Unternehmenskultur einzufügen.
6. Personalisierung: Diese Funktion ermöglicht es, den Onboarding-Prozess auf die individuellen Bedürfnisse und Rollen der neuen Mitarbeiter anzupassen. Personalisierte Dashboards und maßgeschneiderte Inhalte sorgen für eine relevantere und ansprechendere Erfahrung.
7. Gamification: Durch den Einsatz von Gamification-Elementen wie Belohnungen, Abzeichen und Herausforderungen wird der Einarbeitungsprozess interaktiver und motivierender gestaltet. Dies kann die Engagement-Rate erhöhen und den Lernprozess unterstützen.
DIE ERGEBNISSE
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